Comment restructurer et ré-engager sa communauté Slack ? L'exemple Tech.Rocks
Lucas Voland, Head of Communities de Tech.Rocks, nous partage son retour d'expérience et ses conseils pour le déploiement d'une stratégie d'engagement de comunauté sur Slack
Slack, c’est l’un des outils incontournables pour les communautés - mais, avouons-le, avec le temps, les conversations peuvent s’y essouffler ! Pour tout Community Builder opérant sur Slack, les défis pour engager et réengager les membres sont nombreux… Historique de messages limités à 90 jours, suppression des fichiers anciens, et une navigation structurée par défaut en seulement trois sections (canaux, messages directs, et favoris). Bref - créer une expérience communautaire engageante n’est pas si simple !
Pourtant, même avec ces contraintes, il est tout à fait possible de maintenir un espace dynamique, fédérateur, et enrichissant pour chacun de vos membres. Comment faire mieux avec l’existant ? Comment réfléchir à la meilleure expérience communautaire possible ?
Je te propose d’aborder des astuces concrètes pour restructurer votre Slack : depuis la redéfinition des besoins de la communauté et l'optimisation de l'onboarding jusqu'aux stratégies pour encourager une utilisation quotidienne et active. Ces conseils ont pour but de revitaliser votre communauté Slack et d’enrichir l'expérience quotidienne de chaque membre. Des conseils issus de mon expérience en tant que Community Builder chez Tech.Rocks, où nous accueillons aujourd’hui plus de 40 nouveaux membres chaque mois ! Dont plus 3500 au total.
Comprendre et (re)poser les fondations en 5 étapes
Etape #1 : Analyse des besoins et repérage des grandes tendances
Pour commencer, il est essentiel de faire le bilan, comprendre quel est le niveau d'engagement actuel dans ton Slack. Pour un suivi rapide, des outils gratuits comme Google Forms peuvent servir à récolter du feedback facilement, tandis que Slack Analytics (basique) te donne une idée générale de l'engagement des membres avec de premiers chiffres clés.
L’astuce de pro 👌
Ces outils permettent d’obtenir des insights sans effort excessif , comme par exemple le pourcentage de membres actifs, le volume des intéractions généré, la répartition des discussions (public, privées ou directes).
Étape #2 : Écoute et observation
Dans cette continuité, il est également important d'identifier l’engagement de tes membres en identifiant ceux qui sont actifs, inactifs, les arrivants, mais aussi les « rôdeurs » (ou lurkers, ceux qui sont là mais ne parlent pas).
Une analyse régulière de ces profils peut te donner des pistes pour adapter les discussions et les contenus notamment aux membres les plus passifs.
L’astuce de pro 👌
Certains membres peuvent rechercher des discussions plus spécialisées, alors que d'autres préfèrent des échanges plus généraux. Liste les enjeux et les attentes récurrentes afin de proposer des contenus pertinents ! Cela pourra également t’aider sur les canaux à ouvrir ou killer en fonction des intérêts connus.
Étape #3 : Confirmation des hypothèses
Tu as récolté des premières informations et tendances : avant de réengager tes membres, il est essentiel de bien évaluer tes premières hypothèses, en allant directement au contact de ta communauté ! Tu peux inviter des membres à partager leurs attentes, leurs défis, et les sujets qui les motivent.
Pour valider tes hypothèses, plusieurs options s’offrent à toi :
- des sondages simples ou des questions ouvertes dans un canal dédié.
- un questionnaire à envoyer aux membres en leur demandant les raisons de leurs désengagements.
- des entretiens avec certains membres afin de prendre des informations supplémentaires (par téléphone ou au détour d’échanges)
Étape #4 : Segmentation de la communauté pour un engagement renforcé :
Désormais, tu en connais davantage sur les besoins de ta communauté ! Maintenant, c’est à toi de les retranscrire sur Slack à travers des canaux spécifiques, des contenus orientés ou encore un regroupement de membres évoluant sur un enjeu commun !
Segmenter et personnaliser, c’est avant-tout comprendre et creuser des attentes précises.
L’astuce de pro 👌
Si certains membres expriment un intérêt pour des sujets techniques spécifiques, un canal thématique peut favoriser des échanges plus riches et attirer plus d’engagement. Chez Tech.Rocks, nous en avons plusieurs qui reflètent les enjeux premiers des CTOs (#GenAI, #Cyber ou encore #Green IT)
Chez Tech.Rocks, les échanges avec la communauté nous ont permis de créer le collectif Tech.Rocks+ de zéo. Ce dernier est aujourd’hui composé de 30 CTOs expérimentés et en devenir.
Nous avons également mis en place des canaux par ville, afin de permettre aux Tech Leaders isolés de se retrouver plus facilement !
Étape #5 : Évaluation et ajustement des attentes
Assure-toi que les discussions restent pertinentes en adaptant régulièrement les sujets abordés ou les canaux présentés.
Une communauté vit, grandit et évolue avec notamment l’arrivée de nouveaux membres : il est donc nécessaire de réorienter certains canaux ou de créer des événements thématiques pour susciter l’intérêt et réengager les membres autour de sujets porteurs.
Rebooster son Slack dès l’onboarding
La première impression est toujours la bonne, alors attention à ne pas négliger l’onboarding ! Propose une expérience intuitive dès l’arrivée de nouveaux membres et encourage la participation active au sein du Slack.
Tu peux par exemple :
- créer un canal d'introduction nommé #bienvenue. Un espace où chacun peut se présenter, partager ses attentes et commencer à interagir avec les autres membres. Ce premier point de contact permet d’installer un climat de bienveillance et d’engagement, et donne à la communauté un visage plus humain ! simplifier la prise en main du Slack par les petits nouveaux, en utilisant des messages épinglés dans les canaux principaux : des règles de la communauté aux liens vers des ressources clés ou aux objectifs communs, ces informations doivent être faciles d’accès ! Les arrivants pourront ainsi rapidement comprendre le fonctionnement et la mission de votre communauté, se sentir intégrés et passer à l’action.
Deuxième étape, une fois que l’onboarding est maîtrisé : encourager la participation active ! Une communauté se veut par définition intéractive, avec des membres qui créent des synergies entre eux autour d’un intérêt commun. C’est le Graal de tout Community Builder. Mais concrètement, comment y arriver ?
Voici quelques conseils pour maintenir le niveau d’énergie de tes nouveaux membres une fois leur onboarding complété :
- entretiens un engagement régulier, en créant des rituels communautaires : une "Question du jour", un "Partage de la semaine" ou des challenges hebdomadaires adaptés aux intérêts des membres, ce sont des valeurs sûres !
- crée une routine d’événements avec des rendez-vous fixes. Chez Tech.Rocks, par exemple, toutes les 3 semaines, les vendredis matin de 8h45 à 9h30, sont organisés des cafés virtuels. Le format “vient qui peut” permet de renforcer les liens et de s’entraider même à distance, sans pour autant mettre la pression aux membres qui ne sont pas disponibles.
Structurer Slack pour accompagner la croissance de la communauté
Si tout se passe bien, au fil du temps ta communauté va grandir. Et pour que tout se passe bien, il faut que ton espace Slack soit adapté à l’augmentation du nombre de membres !
Voici trois grands principes à garder en tête pour accompagner le développement de ta communauté efficacement sur Slack.
Bien s’entourer : nommer des Ambassadeurs ou Top helpers !
Des membres volontaires investis dans la communauté peuvent faire une énorme différence. En nommant des responsables de l’animation de certains canaux, tu pourras déléguer l’animation et l'accueil, tout en créant une dynamique de mentorat et de soutien. Ces rôles offrent aussi une reconnaissance valorisante pour les membres les plus engagés.
Les astuces de pro 👌
Chaque canal peut être modéré et représenté par un ou plusieurs ambassadeurs. Chez Tech.Rocks, nous avons la chance de compter parmi la communauté des Top Helpers, identifiés et élus par nos soins. Leur rôle : modéré et participer activement pour faciliter l’entraide au sein de la communauté.
• Ex. Un premier comité de contenu incluant une dizaine de Top Helpers nous aide dans la confection du programme du Tech.Rocks Summit.
• Ex. Deux Top Helpers animent et modèrent quotidiennement un canal des événements dédiés aux enjeux DevSecOps, regroupant 80 membres.
Automatiser l'accueil avec un bot Slack gratuit
Si ta communauté accueille des nouveaux membres régulièrement, je te conseille d’automatiser certaines tâches d’accueil avec un outil tel que le Workflow Builder de Slack, qui permet de créer facilement des messages d’accueil personnalisés. Cela te permettra d’assurer un onboarding fluide et d’en mesurer facilement les résultats !
L’astuce de pro 👌
Le message d’accueil peut inclure les informations pratiques d’onboarding pour naviguer sur les canaux, où trouver les informations essentielles, ou encore les inviter à se présenter dans le canal #bienvenue.
Définir des règles de vies pour garantir le vivre ensemble
Dans une communauté, il est important qu’il y ait des règles. Il est important de définir les règles du jeu dès l’entrée dans la communauté Slack, afin d’éviter les débordements. Chaque membre doit se sentir à l’aise et en confiance pour s’engager pleinement dans la communauté !
L’ astuce de pro 👌
Chez Tech.Rocks, 9 règles animent et définissent le cadre de la communauté pour veiller à la sécurité de chacun !
Conseils rapides et concrets pour (ré)engager tes membres au quotidien
Pour finir, voici quelques conseils pour que ta communauté sur Slack dépote !
#1 : Relance les membres inactifs.
Le défi du Community Builder par excellence, c’est avoir une communauté la plus engagée possible. Pour cela, il ne faut pas hésiter à réveiller les membres dormants !
💡 Mes astuces :
- envoie un message personnel ou une mention publique, pour les encourager à revenir dans la discussion.
- lance des événements en format workshop, afin de favoriser les discussions, susciter la curiosité et établir la confiance (par exemple : un “café” en comité restreint, "Ask Me Anything" sur un sujet prédominant et récurrent dans la communauté).
#2 : Valorise les contributions des membres actifs
Il est essentiel de valoriser le plus possible les contributions des membres actifs afin de renforcer leur sentiment d'appartenance et d'encourager la participation de l'ensemble de la communauté.
💡 Mes astuces :
- utilise les réactions Slack (ex. : 👍, 🎉) pour célébrer les succès et encourager les partages.
- gamifie l'expérience membre et les intéractions générées afin de mettre en avant les membres les plus actifs. Tu peux utiliser l’outil Clappy pour promouvoir la reconnaissance, éloges et acclamations entre membres !
#3 : Optimise ton Slack
Pour garantir une utilisation efficace de Slack, il est crucial d'optimiser l'outil afin de maintenir un environnement organisé et convivial, pour maximiser l'engagement et la collaboration des membres.
💡 Mes astuces :
- limite les canaux à l'essentiel - évite la dispersion avec trop de canaux, garde un nombre limité qui reste pertinent pour la communauté (10 à 15 maximum). Tu peux prendre la décision d'archiver les canaux avec peu d’intéractions.
- gère l'espace de stockage limité en utilisant des intégrations externes (ex : Google Drive, Dropbox) pour partager des fichiers volumineux sans encombrer Slack.
- installe des applications gratuites pour forcer l’engagement des membres comme l'assistant Alfy. Il va te créer des cafés aléatoires entre membres, le tout de manière automatisée - Pas mal pour briser la glace !
- capitalise sur la fonctionnalité CANEVAS, trop souvent méconnue : un volet de contenu accessible depuis chaque canal. Un beau moyen de regrouper et organiser toute sorte de contenu, de créer des processus de groupe organisés et simplifiés… : suivre des tâches ; enregistrer des notes de réunion ; partager des ressources et des liens pertinents ; créer une vue d’ensemble pour le canal avec des questions fréquentes…
Ce qu’il faut retenir
Même avec la version gratuite de Slack, tu peux transformer ta communauté en un espace vivant et motivant. Voici les idées essentielles à garder en tête pour y parvenir :
- Capte les besoins des membres : utilise des sondages et Google Forms pour mieux comprendre ce que veulent tes membres et suivre leur activité.
- Optimise l’accueil et la structure : mets en place un canal #bienvenue et organise des canaux thématiques pour des échanges pertinents dès le départ.
- Boost l’engagement : lance des rituels (question du jour, cafés virtuels), invite des ambassadeurs à participer, et valorise les contributions de chacun.
- Gère bien l’espace Slack : limite les canaux, utilise des outils externes pour le stockage, et automatise l’accueil avec le Workflow Builder.
À toi de jouer !
