Communauté : comment doubler le nombre d’inscrits à son évènement en ligne ?

Attirer des participants à un évènement est un défi plus ardu qu’il n’y paraît. La concurrence est de plus en plus rude dans l’arène des évènements hybrides. Et vous allez donc devoir mettre les bouchées doubles pour promouvoir le vôtre et vous assurer d’avoir le plus grand nombre d’inscrits si vous souhaitez organiser un évènement en ligne dédié à votre communauté. 

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Dans cet article, on vous partage nos 7 conseils pour doubler votre participation à tout évènement ! 

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Aperçu du marché des évènements en ligne 

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L’année 2020 et la pandémie ont sans conteste donné un énorme coup de boost à l’organisation d'évènements en ligne. Bon gré ou mal gré, nous nous sommes habitués à participer à des conférences virtuelles ou à networker par écrans interposés. 

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Mais si les évènements en ligne sont devenus monnaie courante, ils peinent toujours à attirer les foules. Selon une étude menée par Statista, le nombre de participants et les frais d’inscription entre évènement en ligne et évènement physique connaissent un écart de 34 % (en faveur du second). 

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Une autre étude de évènement MB affirme que 74 % des évènements virtuels sont gratuits, ce qui devrait théoriquement jouer en leur faveur. Mais ce n’est pourtant pas le cas, ou du moins pas encore… La principale cause d’incertitude dans le secteur de l’organisation d’évènement en ligne est en effet le faible taux d’inscription et de participation. Selon Forbes, les évènement planners rapportent que seules 30 à 50 % des personnes inscrites finissent par assister à l’évènement (contre 50 à 90 % pour les évènements physiques) !

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Un fossé que l’on se propose de vous aider à combler pour votre prochain évènement en ligne, en partageant nos meilleurs conseils ci-dessous…

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Conseil #1 - Connaître son persona avant d’organiser un évènement en ligne

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La première étape pour booster votre nombre de participants à un évènement virtuel est toute simple. Pourtant, beaucoup d'organisations oublient de faire une étude de marché avant de se lancer ! En effet, le public de votre évènement n’est pas toujours une copie conforme du public cible de votre entreprise, ou la somme de ses utilisateurs. 

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Bien sûr, collecter et analyser de la donnée sur votre potentielle audience demande du temps. Temps dont vous ne disposez pas toujours lorsque vous organisez un évènement en ligne. Pourtant, ce travail de recherche est absolument nécessaire pour prétendre à doubler votre nombre d'inscrits. 

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Commencez par : 

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• Définir plus clairement qui sera votre audience. Votre entreprise connaît déjà ses persona clés. Mais votre évènement cible peut-être un segment plus précis, dont vous devez connaître les attentes spécifiques en matière d’évènement ;
• Faire le portrait robot de votre participant. Si votre communauté est dédiée aux agences digitales, il peut s’agir des directeurs généraux, du top management ou au contraire des équipes produit. Ne partez pas du principe que la réponse à cette question est évidente. Réfléchissez à qui s’adresse votre évènement et assurez-vous qu’il réponde à des besoins bien précis si vous voulez qu’il soit pertinent ;
• Croiser vos analyses avec de la donnée. Si vous avez déjà organisé un précédent évènement en ligne, profitez-en pour analyser les données collectées. Mesurez le nombre d'inscrits, la fréquentation le jour J, l’engagement des participants pendant l’évènement, les retours post-évènement, etc. De manière générale, profitez des retours de votre communauté pour cibler ses attentes et trouver les bonnes thématiques à aborder lors de vos évènements. 

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💡 Notre conseil : travaillez avec vos équipes commerciales pour obtenir les données dont vous avez besoin pour mieux comprendre le persona phare de votre évènement.

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Conseil #2 - Être généreux avec les early birds

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Entre le bâton ou la carotte, c’est surtout la seconde option qui se révèlera efficace pour booster la participation à un évènement en ligne. 🥕 Si ce dernier est payant (ce qui peut être indispensable pour rentabiliser son organisation), il peut être en effet intéressant de proposer des réductions pour les premiers inscrits. 

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Cette incitation (financière, dans ce cas précis) est en effet un bon moyen de rallier les plus hésitants. Un tarif early bird vous permettra également d’avoir plus de visibilité quant au nombre de participants (et donc au ROI de votre évènement virtuel). Des codes promotionnels (si vous collaborez avec des influenceurs) ou des offres de parrainage auront aussi pour effet de booster la viralité de l’évènement. 

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Dans le cas où votre évènement en ligne serait gratuit pour les membres de votre communauté, vous pouvez parfaitement adapter cette stratégie en proposant d’autres formes d’incitations. Des accès exclusifs au contenu à la demande post-évènement ou aux backstages, mais aussi une priorité au moment des Q&A sont autant de moyens d’attirer vos premiers inscrits… Et donc de faire prendre la sauce. 

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Conseil #3. Simplifier et amplifier l’inscription à un évènement en ligne pour votre communauté

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Chaque clic supplémentaire que vous incluez dans le processus d'inscription à votre évènement en ligne impacte votre taux de conversion. Et donc, le nombre de participants à un évènement en ligne. Si vous voulez un maximum d’inscrits, pensez à leur simplifier la vie en évitant de créer un formulaire à rallonge. 

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Il peut être tentant de collecter le plus de données possible sur vos participants (en particulier si l'évènement est gratuit, et la donnée la seule retombée concrète de son organisation). Résistez à la tentation et ne demandez que le strict nécessaire. 

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Votre objectif principal ? Rendez la commande du e-ticket la plus simple et sûre possible. Pour booster votre taux de conversion, pensez à simplifier votre processus d'inscription à l'évènement, car cela facilitera le remplissage de votre formulaire et la finalisation du paiement des participants.

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Des solutions comme Fienta, Billeto ou EasyPayment peuvent vous aider à optimiser votre parcours d’inscription et de paiement (si votre évènement est payant). 

Conseil #4 - Optimiser les rappels d’un évènement virtuel

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La première fois ne sera pas toujours la bonne pour convaincre vos membres de l’intérêt de participer à votre évènement en ligne. C’est pour cette raison qu’il est très important de multiplier les touchpoints avec votre audience, afin de vous rappeler à leurs bons souvenirs. 

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Bien sûr, l’idée n’est pas de leur envoyer des rappels tous les deux jours en les suppliant de s’inscrire. Mais plutôt, de créer un compte à rebours autour de votre évènement virtuel afin de créer de l’excitation, mais aussi une certaine FOMO. 

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Profitez de ces interactions (publications sur les réseaux sociaux, mailing, etc.) pour consolider votre proposition de valeur. Annoncez de nouveaux speakers exclusifs, rappelez les moments les plus attendus de votre évènement, les goodies offerts aux participants, etc. Bref : créez une réelle attente autour de l’occasion si vous voulez qu’elle réunisse le plus d'inscrits possible. 

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Juste avant le jour J, vous pouvez aussi envoyer un e-mail aux futurs participants pour qu’ils puissent re-confirmer leur présence. Cela vous donnera une dernière estimation du taux de participation et vous évitera d’avoir une mauvaise surprise sur le fait accompli. Des plateformes comme EventX vous permettent par exemple de créer des emails personnalisés pour optimiser votre flux d’emailing avant un évènement en ligne. 

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Conseil #5 - Exploiter la caisse de résonance des réseaux sociaux 

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L'organisation d’un évènement en ligne peut aussi être l’occasion de conquérir de nouveaux marchés et de faire grandir votre communauté. Ne vous limitez pas à votre audience actuelle ! Élargissez vos horizons, et profitez des réseaux sociaux pour conquérir de nouveaux inscrits et de potentiels futurs membres. 

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Pour ce faire, vous pouvez par exemple créer un hashtag pour votre évènement et mobiliser vos top membres ou ambassadeurs, afin de gagner en viralité. La publicité payante sur les réseaux sociaux ou le retargeting peuvent aussi être des stratégies intéressantes (à condition que votre évènement en ligne soit payant, et que vous puissiez donc rentabiliser ses coûts supplémentaires). 

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N’hésitez pas à mobiliser vos membres comme de véritables influenceurs pour toucher un plus large public. Les speakers de votre évènement et ses éventuels sponsors sont aussi d’excellents relais pour aider à faire doubler votre nombre de participants. 

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Conseil #6 - Cross-lister son évènement en ligne sur toutes les plateformes de communauté

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Tout dépend du type d'évènement que vous organisez, mais si ce dernier est ouvert au grand public et que vous souhaitez étendre sa portée, envisagez de l'inscrire sur des plateformes dédiées comme Eventbrite, les listes d'évènements Facebook, etc. 

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Conseil #7 - Offrir du contenu à la demande

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Pour vous assurer que votre évènement en ligne ait l’impact le plus important possible, vous ne pouvez pas compter uniquement sur la participation à un instant T. Vous aurez forcément des participants intéressés par votre workshop mais qui ne seront pas disponibles à l’heure fixée. 

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Pensez à filmer et enregistrer votre conférence (avec un outil comme PlayPlay, par exemple). Puis, à le proposer en VOD aux inscrits (payants si vous avez opté pour le modèle freemium, ou VIP si votre évènement est payant pour tout le monde). 

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Même pour les personnes de votre communauté présentes lors de votre évènement en ligne, la possibilité d’accéder à un replay peut être intéressante pour re-visionner ses temps forts. Ou pour mieux digérer le contenu de qualité que vous leur avez proposé. C’est aussi une bonne base pour partager des publications autour de votre évènement après sa tenue. Et faire monter la hype pour les prochains !

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