Comment organiser un évènement qui cartonne pour sa communauté ?

Quelle que soit sa typologie, organiser un évènement pour votre communauté est l’un des meilleurs leviers d’engagement qui soit. Mais le problème, c’est que son organisation peut aussi se révéler chronophage et se transformer en gouffre financier. Pour en avoir organisé plus d’une dizaine lorsque je travaillais pour la Crème de la Crème, je sais qu’il est facile de se laisser emporter. Et surtout de perdre de vue l’objectif premier de son évènement.

Avant d’envoyer les invitations, il est donc important de réfléchir aux résultats que vous espérez obtenir. Que vous souhaitiez faire vivre votre communauté en dehors de l'espace digital, attirer de nouveaux membres, ou apporter de la valeur à ceux qui la composent déjà, je vous partage les conseils que j’ai tirés de mon expérience dans l’organisation d’un évènement communautaire.

1. Fixer les objectifs de son évènement dédié à la communauté

Avant toute chose, il est important de savoir pourquoi vous souhaitez organiser un évènement pour votre communauté. Les objectifs que vous allez vous fixer auront un impact direct sur la forme que prendra votre évènement, les ressources à mobiliser ou encore votre stratégie de communication.

Un évènement communautaire peut essentiellement vous permettre d’augmenter votre notoriété, d’attirer de nouveaux membres, de communiquer sur le lancement d’un nouveau produit ou service, ou d’offrir plus de valeur (partage d’expérience, networking, etc.)

2. Réfléchir à son budget

Une fois que vous avez défini l’objectif de l’évènement dédié communauté, vous allez pouvoir fixer votre budget. C’est certainement l’étape la plus importante, mais aussi la plus complexe si vous manquez d’expérience dans ce domaine.

Commencez ainsi par identifier vos principaux postes de dépense. Certains pourront être éliminés, comme la location d’un lieu ou le recrutement de personnel pour accueillir vos invités. Personnellement, je ne paye jamais pour un lieu, puisqu’il y a toujours moyen de s’arranger pour organiser son évènement dans ses propres locaux, par exemple. Ou encore de se greffer à un évènement plus important.

Réfléchissez quand même à ce que vous devrez dépenser pour l’équipement de sonorisation (si vous organisez un talk), ou pour payer le traiteur, etc. C’est aussi l’occasion d’identifier les sources de financement que vous pouvez allouer à un évènement pour votre communauté. Pouvez-vous faire appel à des sponsors ? Faire participer vos membres en optant pour un évènement payant ?

3. Bien choisir la date de son évènement en fonction de la communauté

C’est une étape qui passe souvent à la trappe, alors qu’elle est décisive pour le succès de votre évènement communautaire. S’il ne s’agit pas d’un évènement récurrent, vous allez devoir identifier une date qui puisse convenir à un maximum de futurs participants. Évitez les périodes de vacances, et assurez-vous de la disponibilité des principaux participants (intervenants, invités VIP, etc.)

Mais il est aussi important de tenir compte du temps dont vous avez besoin pour l’organisation. En particulier si c’est votre premier évènement pour la communauté, puisque vous partirez de zéro (prestataires, plan de communication, préparation des intervenants, etc.). Si c’est votre cas, je vous conseille de prévoir au moins 4 à 6 mois.

4. Créer sa checklist dédiée 

Une fois que vous aurez une meilleure idée du calendrier de votre évènement, vous allez pouvoir passer à sa planification concrète. Je procède toujours sous forme de checklist, pour m’assurer de ne rien oublier et de ne pas être en retard sur les tâches que je dois effectuer.

Pour un Meetup, mon plan d’action ressemblera généralement à cela :

Bien sûr, l’idée n’est pas de le recopier à la lettre, mais de vous en inspirer en fonction des objectifs et de la forme que prendra votre évènement.  Plus globalement, votre checklist doit englober tous les aspects de son organisation, et notamment :

• La logistique autour du lieu, avec une attention particulière pour la sonorisation ;
• L’offre de restauration : la finger food étant pour moi une condition sine qua none d’un évènement communauté réussie. Des participants à l’estomac bien rempli seront toujours plus satisfaits 😉 ;
• La gestion des intervenants (de leur identification, à la confirmation de leur participation, en passant par la préparation de leur talk) ;
• La communication et la promotion de votre évènement ;
• La gestion des inscriptions ;
• Le suivi du budget (partenaires, sponsors, nombre d’entrées payantes, etc.) ;
• Le management de vos équipes (lorsque cela s’applique, l’encadrement des prestataires, bénévoles, ressources internes, etc.)

5. Faire passer le message avant l’évènement à sa communauté

Quel que soit l’objectif premier de votre évènement, celui qu’un maximum de ses membres y prennent part vient juste après. C’est même l’une de vos priorités si vous avez opté pour un évènement payant, et que vous comptez sur un certain nombre d’entrées pour respecter votre budget.

Il est toujours bon de prévoir ses participants à l’avance. Dès que votre évènement commence à se dessiner, et que vous avez un lieu, une date, et de préférence des premiers noms (intervenants, network) à annoncer, faites passer le mot. Et encouragez les membres de votre communauté à confirmer leur venue !

Profitez de tous les canaux de communication à votre disposition. Votre site web, vos réseaux sociaux, votre newsletter ou mailing list sont bien évidemment des relais de choix. Sans oublier votre plateforme communautaire, qui dispose certainement déjà d’outils facilitant l’organisation d'évènements, et la gestion de vos invités.

Quels que soient les canaux que vous utilisez, ne vous contentez pas d’envoyer un seul “Save the Date”. Préparez des piqûres de rappel régulières pour éviter que votre évènement finisse aux oubliettes. Personnellement, je le faisais systématiquement à M-1 de mon évènement auprès de la communauté. C’était un bon moyen d’éviter de finir avec un taux de “No show” trop important. Même si ce dernier avoisine presque toujours les 50%

6. Faire le suivi de son évènement communautaire

Ça y est, le plus dur est passé !

Votre évènement s'est bien déroulé, les membres sont satisfaits... Vous pensez certainement que vos efforts sont terminés. Eh bien non ! En réalité, la phase de suivi est presque aussi importante que la préparation de votre évènement. Il y a en effet de fortes chances pour que vous en organisiez d'autres à l'avenir. Et vous avez énormément à apprendre de ce qui a fait de cet évènement un succès. Ou, au contraire, de ce que vous auriez pu faire pour l'améliorer.

Chez Crème, je prenais toujours un peu de temps pour faire le point avec mes équipes sur les temps forts, mais aussi les points faibles de mon évènement. Une bonne idée peut aussi être d'envoyer un questionnaire aux participants pour leur demander leurs retours. Et ainsi, de pouvoir capitaliser sur leurs recommandations et leurs idées pour simplifier ou optimiser l'organisation d'un prochain évènement.

Cette phase de suivi est également l'occasion idéale pour remercier les personnes qui vous ont aidé ! N'oubliez pas d'exprimer votre gratitude aux bénévoles (qui font souvent partie de votre communauté), aux intervenants, aux sponsors, mais aussi aux participants qui ont fait de cet évènement une réalité. C'est un bon moyen de les fédérer. Et de pouvoir compter sur leur soutien pour vos futurs évènements communautaires !

BONUS : les secrets d'un évènement réussi !

Lorsque l'on a créé sa communauté en ligne, l'opportunité de la voir se matérialiser en chair et en os lors d'un évènement a presque quelque chose de magique. Pour vous assurer qu'il soit mémorable, retenez de :‍

• Toujours garder vos objectifs et les attentes de votre communauté en tête. C'est le fil conducteur de votre évènement, et ce qui assurera sa réussite ;‍
• ‍Ne pas sacrifier le fond pour la forme. Vos membres seront certainement épatés par un lieu insolite ou des petits fours exquis. Mais ils retiendront surtout la qualité des interventions, les opportunités de réseauter dont ils auront pu profiter... Bref, la valeur que vous leur aurez apporté ;‍
• Anticiper au maximum. Organisez-vous suffisamment à l'avance pour éviter de vous retrouver sous l'eau à J-2 ;‍
• Vous lancer bien armé. Il existe une foule de solutions logicielles et de prestataires expérimentés qui peuvent vous accompagner dans l'organisation de votre évènement. Si c'est la première fois que vous vous lancez, n'ayez pas peur de demander de l'aide !